Guía de uso · Shift

1. Primeros pasos (dueño del negocio)

1. Abre la app en cualquier navegador (PC, móvil o tablet).
2. Pulsa "Crear empresa nueva" y rellena:
   • Nombre del negocio (ej: "Bar La Taberna")
   • Tu nombre y apellidos
   • Un email tuyo
   • Contraseña segura (mínimo 8 caracteres — apúntala)
3. Al pulsar "Crear mi empresa" entras automáticamente con rol ADMIN (permisos totales).
4. Tu empresa se crea en el plan Gratis (hasta 3 empleados y 1 local). Puedes subir a Pro o Business desde Mi cuenta → Plan y facturación.

2. Dar de alta tu local (o varios)

1. Desde el menú principal pulsa 🏪 Locales.
2. Rellena nombre y dirección. Sitúate físicamente dentro del local y pulsa 📍 Usar mi ubicación para que coja las coordenadas GPS.
3. Ajusta el radio (metros): margen alrededor del local donde los empleados pueden fichar. Recomendado:
   • Bar de barrio: 30–50 m
   • Restaurante con terraza: 80–100 m
   • Local grande / nave: 150 m
4. Pulsa Crear local. Repite para cada establecimiento.

3. Generar el QR de cada local (🆕 recomendado)

Cada local tiene un código QR único. Los empleados lo escanean con el móvil y fichan en un segundo, sin depender del GPS:

1. En 🏪 Locales, pulsa QR (en morado) junto al local.
2. En la página del QR, pulsa Generar QR (si no lo tiene aún) y luego 🖨️ Imprimir.
3. Pega el folio plastificado en la entrada del local o junto a la barra. Cualquier empleado que escanee con la cámara del móvil abrirá la app directamente en la pantalla de fichar.

4. Dar de alta a los empleados

1. Desde el menú principal pulsa 👤 Empleados y después + Nuevo empleado.
2. Rellena nombre, email, contraseña inicial y rol:
   • Empleado: ficha, ve su historial, pide ausencias.
   • Manager: además ve al equipo, aprueba ausencias y gestiona planificación.
   • Admin: control total (solo dueños).
3. Elige la jornada contratada (40h, 30h, 25h, 20h…). Permite a la app comparar horas contratadas vs trabajadas y detectar incumplimientos.
4. Comunica al empleado su email y contraseña. Le recomiendas cambiarla desde 🔐 Mi cuenta.
5. Si olvida su contraseña, tiene dos opciones: usar ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión (le llega un enlace por email), o pedir al admin que se la resetee desde 👤 Empleados → Resetear contraseña.

5. Fichar la jornada (empleado)

Hay varias formas de fichar:

Opción A — Escanear el QR del local (recomendado)

1. Abre la cámara del móvil y apunta al cartel QR del local.
2. El móvil abrirá la app automáticamente en la página de fichaje.
3. Inicia sesión (solo la primera vez) y pulsa Registrar entrada.
4. Verás un banner morado: 📍 Fichando en: [nombre del local].

Opción B — Fichar desde la app

1. Abre la app, inicia sesión y pulsa ⏱️ Fichar.
2. Autoriza la ubicación cuando el navegador lo pida (solo la primera vez).
3. Pulsa Registrar entrada. Si estás en el radio de un local, se detectará.
4. Si estás fuera del radio GPS, quedará un aviso ⚠ para que el admin lo revise.

Opción C — Fichar en la tablet del bar (Modo Quiosco) 🆕

Ideal si prefieres una sola tablet compartida en la barra en lugar de que cada empleado use su móvil. Los empleados fichan tocando su nombre e introduciendo un PIN, sin iniciar sesión.

Preparación (una sola vez, la hace el admin):

1. En la tablet que se quedará en el bar, inicia sesión como administrador y pulsa 📟 Modo Quiosco en el menú principal.
2. Elige el local de esa tablet y pulsa Activar quiosco en esta tablet.
3. Pulsa Cerrar mi sesión y abrir el quiosco. La tablet queda emparejada al local y lista, mostrando el reloj y la lista de empleados.

Fichar (empleado):

1. Toca tu nombre en la pantalla del quiosco.
2. La primera vez crea tu PIN de 4 dígitos (lo escribes dos veces). Las siguientes veces solo lo introduces.
3. La app detecta sola si toca entrada o salida y lo confirma en pantalla. El fichaje queda firmado igual que en los demás métodos.

Descansos

Durante la jornada, pulsa ☕ Iniciar descanso (comida, cigarro, etc.). El cronómetro se vuelve naranja. Al volver, Terminar descanso. Los descansos NO cuentan como horas trabajadas.

Salida

Al acabar, pulsa Registrar salida. El fichaje queda firmado criptográficamente y cerrado. No se puede editar.

6. Ausencias, vacaciones y bajas

1. El empleado entra en 🏖️ Ausencias → + Nueva ausencia.
2. Indica fecha desde/hasta, tipo (Vacaciones, Enfermedad, Permiso, Otros) y motivo.
3. Queda en estado Pendiente. El admin/manager la verá en 👥 Administración con botones Aprobar o Rechazar.

7. Historial y turnos partidos

En 📋 Historial cada empleado ve sus jornadas agrupadas por día:

• Total del día (suma de todos los fichajes)
• Chip 🍽️ Turno partido si el descanso entre fichajes > 2h
• Aviso rojo si el descanso desde la jornada anterior es < 12h (incumple el art. 34.3 ET)
• Banner morado "☕ Xh de pausa entre turnos" dentro del día

8. Dashboard y vista general (admin)

El 📊 Dashboard del admin muestra en tiempo real:

• Trabajando ahora: número de empleados fichados en este momento
• Horas totales semana: suma del equipo
• Horas extras mes: en rojo si hay
• Alertas: incumplimientos detectados (ver sección siguiente)
• Fichando ahora: lista en vivo con punto verde pulsante, sede y tiempo transcurrido (se actualiza cada 30s)
• Cumplimiento semanal: por cada empleado, horas trabajadas / contratadas con barra de color (verde=cumple, ámbar=por debajo, rojo=por encima)

9. Alertas de cumplimiento laboral (admin)

La app detecta automáticamente estos problemas del Estatuto de los Trabajadores:

• 🔴 Fichaje sin cerrar > 14h — probable olvido de fichar salida
• 🔴 Descanso < 12h entre jornadas (art. 34.3 ET)
• ⚠️ Jornada > 9h (art. 34 ET, máximo ordinario)
• ⚠️ Más de 6 días consecutivos sin descanso semanal (art. 37.1 ET)
• ℹ️ Fichajes fuera del radio GPS del local

Las alertas aparecen arriba del panel 👥 Administración en cuanto se detectan.

10. Corregir fichajes olvidados (admin)

Si un empleado olvida fichar, el administrador puede arreglarlo desde 🛠️ Correcciones (en el menú principal), sin romper la validez legal:

1. Cerrar una jornada olvidada: si alguien fichó la entrada pero olvidó la salida, aparece en la lista de jornadas abiertas. Pulsa Cerrar jornada e indica la hora real de salida.
2. Crear un fichaje completo a mano: si olvidó fichar del todo, elige el empleado, la hora de entrada y la de salida, y créalo.

11. Planificación de turnos (admin)

En 👥 Administración → 🗓️ Planificación planificas por adelantado:

1. Verás una tabla semanal con empleados en filas y días en columnas.
2. Pulsa + Turno en cualquier día de un empleado. Indica hora inicio, hora fin y notas opcionales (sala, barra, cocina…).
3. Puedes planificar varios turnos el mismo día (típico turno partido: 09:00-14:00 y 19:00-23:00).
4. La app compara automáticamente el turno planificado con el fichaje real:
   • ✓ OK si entró y salió dentro del margen de 5 min
   • +Xm tarde si entró tarde
   • -Xm antes si salió antes
   • No fichado si el turno ya pasó y nadie fichó
5. Arriba de cada empleado verás horas planificadas / horas contratadas con aviso visual si te pasas del contrato.

12. Calendario mensual (admin)

En 👥 Administración → 📅 Calendario tienes una vista tipo Google Calendar:

• Cada día con color azul según las horas totales trabajadas (mapa de calor).
• Marcadores: 🟢 fichaje abierto, ⚠ fichajes fuera de radio, círculo azul en el día actual.
• Navegación mes anterior / siguiente / Hoy.
• Click en un día → panel lateral con horas totales, empleados, detalle de cada fichaje (hora entrada, salida, sede).

13. Informes mensuales (o anuales) para la gestoría

1. Desde el menú principal pulsa 📈 Reportes y elige el periodo: pulsa Mes para un mes concreto, o Año completo 🆕 para sacar todo el año de una vez (del 1 de enero al 31 de diciembre). Todas las descargas (PDF, CSV y Excel) respetan el periodo que elijas.
2. Verás el desglose de horas del periodo:
   • Brutas, descansos, netas
   • Ordinarias (hasta 40h/semana) / Extras (> 40h) / Nocturnas (22:00–06:00)
   • Resumen semanal con extras por semana
3. Descarga:
   • 📄 PDF imprimible con hash SHA-256 al pie.
   • 📊 CSV para Excel / LibreOffice con el detalle diario.
   • 📗 Excel de todos (mes): un único archivo Excel con una pestaña por empleado (más una hoja "Resumen" al principio), para enviar a la gestoría toda la plantilla de una sola vez. Botón disponible en 📈 Reportes, solo para Admin/Manager.

14. Cumplimiento legal (RD-ley 8/2019)

Cada fichaje cerrado se firma criptográficamente con un hash encadenado (HMAC-SHA256). Cualquier modificación posterior rompe la cadena y la app la detecta.

Desde 👥 Administración, sección Integridad y exportación oficial:

• Verificar integridad → comprueba que ningún fichaje ha sido manipulado. Verde = todo OK.
• Sellar fichajes antiguos → si tienes fichajes anteriores a la activación, los firma retroactivamente.
• Descargar CSV / JSON firmado → exportación oficial para entregar a la Inspección de Trabajo. El JSON incluye un manifest firmado con HMAC.

15. Registro de auditoría (admin)

Todas las acciones sensibles quedan registradas de forma inmutable. Desde 👥 Administración → 📋 Auditoría puedes ver:

• 🔒 Sellado de fichajes
• ✏️ Modificaciones
• 🧹 Purgas de retención
• ✅ Verificaciones de integridad
• 📄 Exportaciones para Inspección

Cada entrada muestra fecha, usuario, acción y permite ver los datos antes/después (útil para auditoría externa).

16. Plan y facturación (admin)

Desde 🔐 Mi cuenta → 💳 Plan y facturación:

• Ves el plan actual, uso (empleados y locales) y fecha de renovación.
• Cambias entre planes Gratis, Pro y Business. El pago se procesa con Stripe (tarjeta, Bizum, SEPA, etc.).
• Pulsando Gestionar suscripción accedes al portal de Stripe para cambiar tarjeta, descargar facturas o cancelar.

17. Instalar Shift en el móvil

La app funciona como aplicación nativa si la instalas:

• Android / Chrome: menú ⋮ arriba a la derecha → Añadir a pantalla de inicio / Instalar aplicación.
• iPhone / Safari: botón compartir ⬆️ → Añadir a pantalla de inicio.

Aparece el logo verde en la pantalla del móvil. Abre sin barra de navegador.

18. Preguntas frecuentes

¿Cumple la app con la Inspección de Trabajo?

Sí. Cumple el RD-ley 8/2019: registro diario, conservación 4 años, acceso inmediato para Inspección y firma criptográfica. La exportación "JSON firmado" es la prueba legal ante una inspección.

¿Qué pasa si un empleado ficha fuera del radio GPS?

Puede fichar, pero queda marcado con ⚠ y aparece en las alertas del admin para revisión.

¿La app funciona sin conexión?

Para fichar necesita unos segundos de datos (verifica GPS y firma el registro en el servidor).

¿Qué pasa si me equivoco al fichar?

El empleado no puede editar su propio fichaje, pero el administrador sí puede corregirlo desde 🛠️ Correcciones: cerrar una jornada que quedó abierta o crear un fichaje manual si se olvidó por completo. Cada corrección queda registrada en Auditoría y firmada, por lo que sigue siendo válida legalmente.

¿Qué pasa si olvido mi contraseña?

En la pantalla de inicio de sesión pulsa ¿Olvidaste tu contraseña?, escribe tu email y te llegará un enlace para crear una nueva (caduca en 1 hora; revisa también la carpeta de spam). El administrador también puede resetear la de cualquier empleado desde 👤 Empleados.

¿Cuánto cuesta?

Plan Gratis: 3 empleados, 1 local. Plan Pro: 25 empleados, 5 locales, QR, horas extras, firma, alertas, planificación. Plan Business: empleados ilimitados y 50 locales.

¿Puedo cancelar en cualquier momento?

Sí, desde Plan y facturación → Gestionar suscripción. Sigues teniendo acceso hasta el fin del periodo pagado.